Krishantering

Ridsportförbundets material

När olyckan är framme

Hjärntrappan

Krisplanens syfte är

• Att skapa en krismedveten beredskap inför oväntade allvarliga händelser för att minimera risken för kaos och fler olyckor.
• Att omhänderta dem drabbats av olyckor eller andra allvarliga händelser så effektivt och humant som möjligt.
• Att motverka stress för inblandade.
• Att genom snabbt och tydligt agerande minimera risken för spekulationer.
• Att stödja förbundets krisgrupp och dess resurspersoner i arbetet med att hjälpa medlemmar/klubben.

Krisgrupp

Varje förening bör utse en krisgrupp, med namn, telefonnummer och mailadresser, som kan kontaktas när en olycka inträffar. Observera att delar av krisgruppen och dess handlingsplan även bör användas vid andra kriser som orsakar massmedialt intresse. Förväxla inte idrottens krisgrupp med samhällets dito.

Krisgruppen måste snabbt kunna mobilisera de resurspersoner som situationen kräver.

Vid olyckor är det viktigt att besluta om åtgärder i samråd med de närmast berörda.

Kontakterna med massmedia bör dirigeras av en person för att minimera risken för motstridiga och vilseledande uppgifter. Men när en kris blir utdragen är det omöjligt att dessa kontakter sköts av en och samma person. Utse i så fall två till tre personer som kan avlösa varandra. Detta kräver att de inblandade hela tiden delger varandra skeendet.

Förebyggande åtgärder

• Inventera olycksrisker i den löpande verksamheten och vid nya arrangemang.
• Kontrollera skyddsanordningar och säkerhetsföreskrifter vid arrangemang.
• Informera samtliga inblandade ledare och vid behov aktiva om säkerhetsföreskrifter och skyddsanordningar vid arrangemang.
• Informera publik om säkerhetsanordningar vid arrangemang.
• Utarbeta utbildningsmaterial för krishantering.

Krisgruppens arbetsgång

• Den i krisgruppen som blir kontaktad ansvarar för telefonkedja till övriga i gruppen.
• Sammankalla krisgruppen, alternativt anordna telefonmöte.

Följande ansvarsområden utdelas varje gång gruppen sammankallas: 

Informatör: Sammanställer aktuellt händelseförlopp och kunskapsläge fortlöpande, skriv protokoll vid alla möten. Ansvarar för att skriftligen informera följande:

• Styrelse
• Personal
• Medlemmar
• Hemsida

Massmediekontakter: Sköter alla kontakter med tidningar, radio, TV, nyhetsbyråer och webbtidningar. Informatör och massmediekontakter kan skötas av en och samma person.

Psykosocialt ansvarig: Planerar formerna för det psykologiska/medicinska omhändertagandet. Först kontaktas närmast berörda, i andra hand övriga. Vid behov av krisstöd hänvisas dagtid i första hand till primärvården, nätter och helger till psykakuten. Beslutar om eventuella vidare kontakter med anhöriga. Beslutar om eventuella hembesök.

Administratör: Denna person, (gärna en anställd), har ansvaret för aktuella telefonlistor över involverade personer.

• För en journal, där alla händelser/insatser beskrivs kortfattat med angivande av tid.
• Samordnar telefonpassning på kontoret.
• Vid resor och liknande ansvarar administratören för att motsvarande listor upprättas över deltagare, ledare och deras anhöriga.

 Resurspersoner: Krisgruppen bör ha ett antal resurspersoner som kan vara behjälpliga beroende på vad som har inträffat. Dessa resurspersoner varierar givetvis beroende på vilken händelse som har inträffat, men några tänkbara är personer insatta i teknikfrågor, juridik, medicin, doping, barnpsykologi. Huvudsaken är att det är tydligt framgår vem man ska kontakta.

Övriga rutiner

• Den som vill förbereda sig optimalt inför kriser nöjer sig inte med krisplanering utan övar sig också på den. Precis som när brandkåren, militären eller civilförsvaret övar kan också en idrottsorganisation trimma sin krisberedskap. Genom att iscensätta  regelrätta rollspel i fiktiva händelser kan man både testa och utveckla sin krisberedskap.
• Kontrollera brandutrustning och utrymningsplaner. Genomför brandövning årligen (tänk på nya ledare och anställda). Kontrollera övriga säkerhetsrutiner och anordningar. Protokollför alltid inspektioner; det är mycket viktigt att kunna bevisa genomförda säkerhetsrutiner efter en olycka.
• Se över krisplanen årligen och uppdatera telefonnummer samt gå igenom vad personal och ledare behöver kunna.
• Gå igenom relevanta delar av krisplanen vid introduktion av nya aktiva, ledare och anställda.